Qu’est-ce que l’arbitrage et pourquoi avoir recours à l’arbitrage?
Un différend ? Pensez à l’arbitrage.
Vous gérez votre entreprise au quotidien ainsi que tous ses enjeux stratégiques, opérationnels et commerciaux. La tâche est ardue. Un litige peut survenir à tout moment avec vos clients, fournisseurs ou partenaires. Il est dans votre intérêt qu'il puisse être traité rapidement et efficacement.
Avez-vous pensé à l'arbitrage ?
La résolution d'un conflit par le biais d’une procédure d’arbitrage vous permet d'obtenir une décision très rapidement lorsque la situation est urgente. Les parties peuvent soumettre leurs litiges à un Tribunal Arbitral, composé d'une, de trois ou plus de personnes. Sur la base de la demande et des explications des parties, ce Tribunal Arbitral rendra alors une décision contraignante, la "sentence arbitrale".
Une décision finale est rendue par des arbitres compétents et expérimentés, spécialisés dans le secteur dans lequel vous êtes actifs ou dans le domaine du litige en question.
Les arbitres sont totalement indépendants et décident de manière neutre. Les dossiers peuvent être traités dans toutes les langues et dans tous les pays choisis par les parties. La confidentialité est garantie - vos secrets d'affaires et votre savoir-faire sont protégés.
Les décisions rendues par les arbitres ont la même valeur que les décisions rendues par les tribunaux. Elles résolvent les litiges et vous permettent de saisir les biens de votre débiteur dans plus de 150 pays dans le monde.
L'arbitrage offre une alternative à forte valeur ajoutée.
L'arbitrage ne peut avoir lieu qu'avec l'accord de toutes les parties concernées. Une clause confirmant cet accord peut être insérée dans tout contrat, au moment de la signature du contrat, ou une convention spécifique d'arbitrage peut être conclue une fois que le litige est né.
Efficacité
Une procédure d'arbitrage menée epplication du Règlment d’Arbitrage du CEPANI dure en moyenne un peu plus d'un an à l’exception des procédures dites accélérées (< 100.000,00 EUR) qui quant à elles, doivent en principe être clôturées dans les cinq mois.
La sentence arbitrale est définitive et n'est soumise qu'à un contrôle limité de la part des tribunaux.
Confidentialité
Sauf accord contraire des parties, la procédure arbitrale est confidentielle. Cette confidentialité concerne toutes les sentences rendues dans le cadre de l'arbitrage, tous les documents rédigés dans le cadre de la procédure ainsi que tous autres documents produits (qui ne sont pas du domaine public).
Expertise des arbitres
Les arbitres sont nommés soit par les parties, soit par le CEPANI en fonction de l'expertise requise par le dossier.
Coûts
Dans une procédure d’arbitrage CEPANI, les frais de l’arbitrage sont fixés sur la base d’un barème en fonction du montant du litige. Cela permet aux parties d'estimer le coût de la procédure d'arbitrage qu'elles s'apprêtent à entamer, à l’aide du calculateur de coûts mis à disposition par le CEPANI.
Ces coûts, tout comme les autres frais des parties tels que le frais de conseil, peuvent être récupérés en application de la décison rendue à cet égard par le Tribunal Arbitral.
Ligne du temps de l’arbitrage
L'objectif de cette ligne du temps est double.
D'une part, elle vise à donner aux parties et à leurs conseils un calendrier indicatif basé sur le Règlement d'Arbitrage du CEPANI (2023).
D'autre part, l'efficacité et la rapidité étant une caractéristique essentielle de l'arbitrage, cette ligne du temps fournit aux parties des informations sur la manière de faciliter chaque étape de la procédure.
Les délais concernant les trois premières étapes de la procédure sont calculés sur la base d'un point de départ "X". Il est important de noter que ce point de départ ne sera atteint que lorsque le Secrétariat du CEPANI aura reçu à la fois la demande d'arbitrage et ses annexes ainsi que le paiement des frais d'enregistrement.
Les délais concernant les quatre dernières étapes de la procédure sont calculés à partir du point de départ 'Y', à savoir la désignation du Tribunal Arbitral. Cette nomination ne peut intervenir que si les parties ont intégralement payé la provision pour frais d'arbitrage. Le Secrétariat du CEPANI invite les parties à verser cette provision dans un délai d'un mois à compter de la date d'introduction de la procédure (i.e. “X”).
Les délais repris ci-dessous sont ceux prévus par le Règlement d’Arbitrage du CEPANI et peuvent varier en fonction de divers facteurs, tels que la complexité de l'affaire, le degré de coopération des parties, la nécessité de l’intervention d'experts ou de témoins, etc.
X: Dépôt d'une demande d'arbitrage
La procédure d'arbitrage du CEPANI est amorcée par le dépôt d'une demande d'arbitrage au Secrétariat du CEPANI.
La date à laquelle le Secrétariat du CEPANI reçoit la demande d'arbitrage, y compris ses annexes, ainsi que le paiement des frais d'enregistrement (tels que déterminés à l'annexe I du Règlement d'Arbitrage du CEPANI), est considérée comme la date de commencement de la procédure arbitrale.
La demande d'arbitrage doit contenir les informations énumérées à l'article 3 du Règlement d'Arbitrage du CEPANI, en ce compris, le cas échéant, l’identité de l’arbitre proposé. Elle doit être accompagnée d’une copie de la convention d’arbitrage ainsi que de toutes les pièces utiles. Un modèle de demande d'arbitrage est disponible sur notre site.
Le Demandeur peut choisir de soumettre une demande très détaillée dans laquelle les faits pertinents sont clairement énoncés, les fondements juridiques invoqués sont expliqués et les prétentions sont exposées et étayées par des preuves. La rédaction d'une telle demande d'arbitrage nécessitera plus de temps. Toutefois, si la procédure d'arbitrage se poursuit, une telle démarche permettra sans aucun doute au Demandeur de gagner du temps lorsqu'il présentera ses arguments au stade de la soumission des mémoires.
La Demandeur peut également choisir de rédiger une demande très courte ne contenant rien de plus que les éléments exigés par le Règlement d'Arbitrage du CEPANI. Cette option est sans aucun doute un moyen plus rapide d'entamer une procédure d'arbitrage. Elle peut toutefois rendre plus difficile pour la partie défenderesse de formuler une réponse et/ou une demande reconventionnelle appropriée, retardant ainsi le débat sur le fond du dossier.
X + 30 jours: Dépôt de la réponse à la demande d'arbitrage
Dans le mois qui suit l'introduction de la procédure d'arbitrage du CEPANI, le Défendeur dépose auprès du Secrétariat du CEPANI sa réponse à la demande d'arbitrage.
La réponse à la demande d'arbitrage doit contenir les informations énumérées à l'article 4 du Règlement d'Arbitrage du CEPANI dont, le cas échéant, l’identité de l’arbitre proposé. La réponse doit être accompagnée de toutes pièces utiles.
A l’instar du Demandeur, plusieurs options stratégiques s'offrent au Défendeur lors de la rédaction de sa réponse à la demande d'arbitrage. Le Défendeur peut ainsi choisir de se limiter à une réponse courte contenant uniquemnt les éléments imposés par le Règlement d'Arbitrage du CEPANI, ou opter pour une réponse plus détaillée.
Ces choix stratégiques s'appliquent également à toute demande reconventionnelle que la partie défenderesse souhaite introduire.
Finalement, s'il existe des objections procédurales importantes, telles qu'une contestation de la compétence du Tribunal Arbitral, le Défendeur peut choisir de mettre l’accent sur ces questions plutôt que sur le fond de l'affaire.
X + 60: Dépôt des observations écrites sur les demandes reconventionnelles
Dans l’hypothèse où le Défendeur a introduit une demande reconventionnelle, le Demandeur peut présenter des observations écrites sur cette demande reconventionnelle dans un délai d'un mois à compter de la date de dépôt de la réponse à la demande d'arbitrage.
Les observations écrites sur la demande reconventionnelle doivent respecter le même format que la demande d'arbitrage.
Y: Nomination du Tribunal Arbitral
Lorsque la provision pour frais d'arbitrage a été entièrement payée, le Tribunal Arbitral est nommé. La provision doit être versée dans un délai d'un mois à compter de la date d'introduction de la procédure en application du Règlement d’Arbitrage du CEPANI.
Si les parties ont opté pour un Arbitre unique, celui-ci est en principe désigné par le Comité de nomination. Si toutefois les parties se sont accordées sur l’identité de l'arbitre, la désignation de celui-ci est soumise à la confirmation du Comité de nomination (article 15.2 du Règlement d'Arbitrage du CEPANI).
Si les parties ont prévu un Tribunal Arbitral de trois arbitres, le Demandeur et le Défendeur doivent chacun désigner un arbitre, respectivement dans la demande d'arbitrage et la réponse à la demande d'arbitrage. Le troisième arbitre, qui assure la présidence du Tribunal Arbitral, est nommé par le Comité de Nomination, sauf si les parties en conviennent autrement.
Le choix d’un arbitre est évidemment une décision essentielle. Les parties seront ainsi inspirées de choisir un arbitre qui offre un certain degré d'expertise dans le domaine auquel se rapporte le litige et familier des procédures arbitrales, notamment des arbitrages régis par le Règlement d'Arbitrage du CEPANI.
Y + 30: Etablir l'Acte de Mission
Dans le mois qui suit sa Nomination, le Tribunal Arbitral doit transmettre l'Acte de Mission au Secrétariat du CEPANI. L'Acte de Mission contient un résumé objectif des faits de la cause et des questions litigieuses ainsi que les prétentions des parties concernées.
L'article 23.1 du Règlement d'Arbitrage du CEPANI prévoit explicitement que l'Acte de Mission peut être rédigé en présence des parties. Le fait de délimiter et de définir clairement les questions en litige ainsi que le cadre juridique qui sera utilisé pour évaluer ces questions améliorera considérablement la rapidité et l'efficacité de la procédure.
Y + 30: Etablir le Calendrier de Procédure
Lors de l'établissement de l'Acte de Mission, ou dès que possible par la suite, le Tribunal Arbitral organise une réunion de “gestion de la procédure” entre le Tribunal Arbitral et toutes les parties impliquées dans la procédure. Cette réunion peut avoir lieu en personne, par téléphone ou par vidéoconférence.
Après avoir consulté les parties, le Tribunal Arbitral établit le calendrier de la procédure dans un document séparé.
Il est recommandé aux parties d’assister elles-mêmes à cette réunion aux côtés de leurs conseils. Cela peut avoir une influence positive sur les délais.
Pour garantir une procédure rapide, il est essentiel que les parties s'accordent sur des délais courts mais réalistes pour la soumission des mémoires et des pièces, l'organisation des audiences, la clôture des débats et tout autre acte de procédure jugé nécessaire, tel que la production de documents ou l'audition de témoins.
Y + 210: La Sentence Arbitrale Finale
Dans les six mois de la date de la signature de l'Acte de Mission, le Tribunal Arbitral doit en principe rendre sa Sentence Arbitrale Finale (article 30.1 du Règlement d'Arbitrage du CEPANI).
Au cours de cette période, les parties s’échangeront des mémoires en vue de soutenir leurs positions et éventuelles demandes.
Dans la plupart des cas, une audience se tiendra à l’issue de la phase d’échange des mémoires. Après consultation des parties, le Tribunal décide si cette audience se tient physiquement, par vidéoconférence, conférence téléphonique, tout autre moyen de communication approprié ou par une combinaison des formules qui précèdent. Le Tribunal Arbitral peut toutefois statuer sur pièces, à moins que les parties ou l’une d’entre elles ne désirent être entendues à une audience.
Fréquemment les parties s’échangent encore une série de mémoires après l’audience, notamment, pour traiter de la question des coûts, d’éléments débattus à l’audience ou des auditions de témoins.
Il appartiendra à ce moment au Tribunal Arbitral de rendre une sentence motivée qui fera l’objet d’un contrôle formel par le Secrétariat du CEPANI. Une fois la Sentence Arbitrale finale rendue et pour autant que les frais d'arbitrage aient été intégralement payés, le Secrétariat du CEPANI notifie à chaque partie, par lettre recommandée ou par porteur, un exemplaire original de la sentence signé par les membres du Tribunal Arbitral. Une copie électronique de la Sentence Arbitrale finale est également envoyée aux parties par courrier électronique.