Wat is arbitrage?
Een geschil? Denk aan arbitrage.
U leidt uw bedrijf dagelijks met al haar strategische, operationele en commerciële uitdagingen. Het is een zware taak. Er kan op elk moment een geschil ontstaan met uw klanten, leveranciers of partners. Het is in uw belang dat dit snel en efficiënt kan worden behandeld.
Heeft u al aan arbitrage gedacht?
Door een conflict op te lossen via arbitrage kunt u heel snel een beslissing krijgen indien de situatie dringend is. Partijen kunnen hun geschillen voorleggen aan een Scheidsgerecht, bestaande uit één, drie of meer arbiters. Op basis van het verzoek en de uitleg van de partijen zal dit Scheidsgerecht dan een bindende beslissing nemen, de 'Arbitrale Uitspraak'.
Een definitieve uitspraak wordt gedaan door bekwame en ervaren arbiters die gespecialiseerd zijn in de sector waarin u actief bent of op het gebied van het geschil in kwestie.
De arbiters zijn volledig onafhankelijk en beslissen op neutrale wijze. De zaken kunnen worden behandeld in elke taal en in elk land, naar keuze van de partijen. De vertrouwelijkheid is gegarandeerd - uw bedrijfsgeheimen en ‘knowhow’ worden beschermd.
De beslissingen van de arbiters hebben dezelfde waarde als beslissingen van overheidsrechtbanken. Ze lossen de geschillen op en stellen u in staat om beslag te leggen op de activa van uw schuldenaar in meer dan 150 landen ter wereld.
Arbitrage biedt een alternatief met een hoge toegevoegde waarde.
Arbitrage kan alleen plaatsvinden met de instemming van alle betrokken partijen. Een clausule die dit akkoord bevestigt, kan in elk contract worden opgenomen op het moment van ondertekening van het contract of er kan een specifieke overeenkomst tot arbitrage worden afgesloten zodra het geschil is ontstaan.
CEPANI biedt ook mediatiediensten, aan evenals andere alternatieve methoden van geschillenbeslechting die telkens een minnelijke schikking bevorderen.
Waarom kiezen voor arbitrage? Is arbitrage de juiste keuze voor mij?
Als methode van alternatieve geschillenbeslechting, wettelijk voorzien door het Gerechtelijk Wetboek, biedt arbitrage alle gebruikelijke wettelijke garanties, maar vult ze aan met een grotere flexibiliteit en tijdsefficiëntie.
Een CEPANI-arbitrage biedt tal van voordelen:
Efficiëntie
Een arbitrageprocedure die door CEPANI wordt beheerd, duurt gemiddeld iets meer dan een jaar. Deze beperkte duur is te danken aan de efficiëntie van het CEPANI-Secretariaat, de procedure en de beschikbaarheid en deskundigheid van de arbiters. Een spoedprocedure (< 100.000,00 EUR) duurt ongeveer acht maanden, omdat er meestal slechts één arbiter wordt benoemd, er geen opdrachtakte is en de procedure in principe volledig schriftelijk wordt gevoerd.
De Arbitrale Uitspraak is definitief en onderworpen aan een beperkte rechterlijke controle.
Vertrouwelijkheid
Tenzij anders overeengekomen door de partijen, is de arbitrageprocedure vertrouwelijk. Deze vertrouwelijkheid is van toepassing op alle Arbitrale Uitspraken, alle documenten die in de loop van de procedure worden opgesteld alsook alle andere documenten die door een andere partij in de procedure zijn voorgelegd en niet anderszins tot het publieke domein behoren. Een partij kan de openbaarmaking van een document eisen op grond van een wettelijke verplichting, om een recht te beschermen of te doen gelden, of om een vonnis af te dwingen of aan te vechten in een juridische procedure voor een overheidsrechtbank of een andere wettelijke autoriteit.
Ervaren arbiters
Arbiters worden benoemd op basis van de vereiste deskundigheid.
Kosten
In CEPANI-arbitrageprocedures worden de kosten bepaald aan de hand van een schaal die gebaseerd is op het bedrag van het geschil. Dit stelt de partijen in staat om de kosten van de arbitrageprocedure, die ze op het punt staan in te leiden, in te schatten. Het ontbreken van de mogelijkheid tot hoger beroep en de efficiëntie van de procedure stellen de partijen ook in staat om hun kosten te beperken.
Arbitrage Tijdlijn
Het doel van de CEPANI-arbitrage tijdlijn is tweeledig.
Enerzijds, is het onderstaande schema bedoeld om partijen bij CEPANI-arbitrageprocedures en hun raadslieden een indicatief tijdschema te geven op basis van het CEPANI Arbitragereglement van 2023.
Anderzijds, aangezien tijdsefficiëntie een essentieel kenmerk is van arbitrage, geeft de tijdlijn partijen informatie over hoe ze elke stap van de procedure effectief kunnen voeren.
De termijnen voor de eerste drie stappen van de procedure worden berekend op basis van een startpunt 'X'. Het is belangrijk om op te merken dat dit punt pas bereikt is wanneer het Secretariaat van CEPANI zowel het verzoek tot arbitrage met bijlagen, als de betaling van de registratiekosten ontvangen heeft.
De termijnen voor de laatste vier stappen van de procedure worden berekend op basis van uitgangspunt 'Y', namelijk de benoeming van het Scheidsgerecht. Vooraleer deze benoeming kan plaatsvinden, dienen de partijen echter de provisie voor arbitragekosten integraal te betalen. Het Secretariaat van CEPANI verzoekt de partijen deze provisie te betalen binnen één maand na de aanvangsdatum van de procedure.
Gelieve er rekening mee te houden dat de termijnen louter indicatief zijn en dat de werkelijke termijnen kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de complexiteit van de zaak, de mate van medewerking van de partijen, de nood aan deskundigen of getuigen, enzovoort.
X: Indienen van het verzoek tot arbitrage
De CEPANI-arbitrageprocedure wordt ingeleid door het indienen van een verzoek tot arbitrage bij het Secretariaat van CEPANI. De datum waarop het CEPANI-Secretariaat het verzoek tot arbitrage en de daarbij gevoegde bijlagen, evenals de betaling van de registratiekosten (zoals bepaald in Bijlage I van het CEPANI Arbitragereglement) ontvangt, geldt als aanvangsdatum van de arbitrageprocedure.
Het verzoek tot arbitrage moet de informatie bevatten opgesomd in artikel 3 van het CEPANI Arbitragereglement. Het verzoek moet vergezeld gaan van een kopie van de arbitrageovereenkomst en van alle overige nuttige stukken. Een model van een verzoek tot arbitrage is terug te vinden op onze website.
De Eiser kan ervoor kiezen om een zeer gedetailleerd verzoek in te dienen waarin de relevante feiten duidelijk worden vermeld, de aangevoerde rechtsgronden worden toegelicht en de vorderingen specifiek, duidelijk en beknopt worden uiteengezet en onderbouwd met bewijsmateriaal in de bijlagen. Het opstellen van een dergelijk verzoek tot arbitrage zal meer tijd in beslag nemen. Daarom moet de Eiser overwegen of het al dan niet in zijn/haar belang is om een dergelijk gedetailleerd verzoek in te dienen, rekening houdend met eventuele lopende minnelijke onderhandelingen. In het geval de arbitrageprocedure echter wordt voortgezet, zal een dergelijk verzoek de Eiser ongetwijfeld tijd besparen bij het voorleggen van zijn/haar zaak in de fase van de schriftelijke conclusies.
Als alternatief kan de Eiser ervoor kiezen om een zeer kort verzoek tot arbitrage op te stellen dat niet meer bevat dan de minimumvereisten die in het CEPANI Arbitragereglement zijn vastgelegd. Deze optie is ongetwijfeld een snellere en meer kostenefficiënte manier om de arbitrageprocedure op te starten. Het kan echter leiden tot meerdere schriftelijke conclusies in de loop van de procedure en de formulering van een gepast antwoord en/of tegenvordering van de Verweerder bemoeilijken.
Het wordt aanbevolen dat de Eiser een voorafgaande analyse maakt van de aard van het geschil en de voor- en nadelen van de hierboven opgesomde strategische keuzes overweegt. In elk geval bestaat er een grote overlap tussen de twee hierboven geschetste benaderingen.
X + 30 dagen: Indienen van het antwoord op het verzoek tot arbitrage
Binnen een maand na de aanvang van de CEPANI-arbitrageprocedure moet de Verweerder zijn/haar antwoord op het verzoek tot arbitrage bij het Secretariaat van CEPANI indienen.
Het antwoord op het verzoek tot arbitrage moet de informatie bevatten opgesomd in artikel 4 van het CEPANI Arbitragereglement, alsook in bijlage kopieën van alle nuttige stukken.
Net zoals voor de Eiser, staan er verschillende strategische opties open voor de Verweerder bij het opstellen van zijn/haar antwoord op het verzoek tot arbitrage. De Verweerder kan ervoor kiezen om een kort antwoord in te dienen dat voldoet aan de minimumvereisten van het CEPANI Arbitragereglement, of hij/zij kan opteren voor een zeer gedetailleerd en uitgebreid antwoord dat meerdere schriftelijke conclusies achteraf overbodig kan maken, of de Verweerder kan kiezen voor iets dat tussen deze twee uitersten in ligt. De Verweerder moet de voor- en nadelen van deze opties onderzoeken, onder meer in het licht van de in het CEPANI Arbitragereglement bepaalde termijn van één maand voor het indienen van het antwoord.
Deze strategische keuzes gelden ook voor elke tegenvordering die de Verweerder wenst in te dienen. Als er wezenlijke procedurele bezwaren zijn, zoals een betwisting van de bevoegdheid van het Scheidsgerecht, kan de Verweerder ervoor kiezen om zich in zijn/haar antwoord op deze kwesties te concentreren in plaats van op de grond van de zaak.
X + 60: Indienen van schriftelijke opmerkingen omtrent de tegenvordering
Indien de Verweerder een tegenvordering heeft ingediend, kan de Eiser schriftelijke opmerkingen over deze tegenvordering indienen binnen één maand na de datum van indiening van het antwoord op het verzoek tot arbitrage.
De schriftelijke opmerkingen omtrent de tegenvordering moeten dezelfde vorm aannemen als het verzoek tot arbitrage. Dezelfde strategische keuzes als voor het verzoek tot arbitrage moeten worden gemaakt. In dit stadium kan een herbeoordeling van de zaak nodig zijn, aangezien de Verweerder zijn/haar verweer, tegenvorderingen en bewijsstukken reeds heeft uiteengezet.
In het licht van eventuele nieuwe informatie kan de kans op een minnelijke schikking groter of kleiner zijn geworden.
Y: Benoeming van het Scheidsgerecht
Van zodra de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald, wordt het Scheidsgerecht benoemd. Het is belangrijk dat deze provisie betaald wordt binnen de maand na de aanvangsdatum van de procedure, zoals aangegeven door het Secretariaat van CEPANI.
Indien de partijen geopteerd hebben voor het principe van een Alleenzetelende Arbiter, zal deze in principe benoemd worden door het Benoemingscomité. Indien de partijen echter zelf de persoon van de Alleenzetelende Arbiter zijn overeengekomen, is de benoeming enkel onderworpen aan de bevestiging door het Benoemingscomité of door de Voorzitter van CEPANI (artikel 15.2 van het CEPANI Arbitragereglement).
Indien de partijen een drieledig Scheidsgerecht hebben voorzien, moeten de Eiser en de Verweerder elk één arbiter benoemen, respectievelijk in het verzoek tot arbitrage en in het antwoord op het verzoek tot arbitrage. De derde arbiter, die als voorzitter zal optreden, wordt benoemd door het Benoemingscomité, tenzij de partijen anders zijn overeengekomen.
Bij de benoeming van een arbiter - of het nu gaat om één enkele arbiter die met wederzijds goedvinden van partijen wordt benoemd of een arbiter die door één partij wordt benoemd - zal het de efficiëntie van de procedure positief beïnvloeden om een persoon te benoemen met een zekere mate van deskundigheid op het gebied waarop het geschil betrekking heeft. Daarnaast is het ook raadzaam om een arbiter te benoemen die vertrouwd is met arbitrageprocedures, in het bijzonder arbitrageprocedures die beheerst worden door het CEPANI Arbitragereglement.
Y + 30: Indienen van de opdrachtakte
Binnen één maand na diens benoeming moet het Scheidsgerecht de opdrachtakte overmaken aan het Secretariaat van CEPANI. De opdrachtakte is een objectieve samenvatting van de feiten, geschilpunten, stellingen en vorderingen van alle betrokken partijen. Dit document dient als basis voor het onderzoek van de zaak door het Scheidsgerecht. Bovendien helpt dit document de partijen om in dit vroege stadium van de procedure de sterke en zwakke punten van hun standpunten te beoordelen, wat hen kan helpen in vroege minnelijke onderhandelingen.
Artikel 23.1 van het CEPANI Arbitragereglement bepaalt uitdrukkelijk dat de opdrachtakte kan worden opgesteld in aanwezigheid van de partijen. Het duidelijk afbakenen en definiëren van de geschilpunten en het toepasselijk juridische kader, zal de snelheid en efficiëntie van de procedure aanzienlijk verbeteren.
De partijen moeten zorgvuldig overwegen hoeveel schriftelijke conclusies nodig zijn. Dit zal afhangen van de aard van het verzoek tot arbitrage en het antwoord, evenals van de aard en de complexiteit van de zaak. Als deze documenten gedetailleerd zijn en de kwesties duidelijk zijn uiteengezet, kunnen meerdere schriftelijke conclusies worden vermeden, waardoor het risico op onnodige herhalingen of vertragingstactieken wordt beperkt. Om dergelijke risico's te vermijden, kunnen de partijen het Scheidsgerecht vragen om duidelijk te bepalen op welke kwesties de aandacht moet worden gericht en welke kwesties niet mogen worden besproken.
De partijen moeten ook de voor- of nadelen overwegen van het opsplitsen van bepaalde kwesties en het Scheidsgerecht desgevallend vragen om gedeeltelijke uitspraken te verlenen. Het kan de procedure versnellen of een minnelijke schikking vergemakkelijken om het Scheidsgerecht te vragen de bevoegdheid of de aansprakelijkheid te beoordelen voordat het geschil verder wordt behandeld. Een mogelijk nadeel van opsplitsing is dat een partij een vordering tot vernietiging van dergelijke gedeeltelijke uitspraken kan indienen, wat het verdere verloop van de arbitrageprocedure kan ondermijnen.
Y + 30: Opstellen van de procedure-agenda
Bij het opstellen van de opdrachtakte, of zo snel mogelijk daarna, organiseert het Scheidsgerecht een ‘case management meeting’ tussen de leden van het Scheidsgerecht en alle bij de procedure betrokken partijen. Deze bijeenkomst kan in persoon, per telefoon of per videoconferentie plaatsvinden. Na overleg met de partijen stelt het Scheidsgerecht in een afzonderlijk document de procedurele kalender op.
Het wordt aanbevolen dat de partijen niet alleen hun raadslieden naar deze bijeenkomst sturen, maar dat zij zelf aanwezig zijn. Dit kan de overeengekomen termijnen positief beïnvloeden. In ieder geval zullen de partijen zelf waarschijnlijk een beter inzicht hebben in de voorgeschiedenis van het geschil en beter kunnen inschatten welke termijnen realistisch zijn.
Voor een spoedprocedure is het van cruciaal belang dat de partijen het eens worden over voldoende korte en realistische termijnen voor het indienen van conclusies en stukken, het organiseren van de hoorzitting(en), het sluiten van de debatten en alle andere procedurele stappen die nodig worden geacht, zoals bijvoorbeeld het overleggen van documenten of het horen van getuigen. Wat de schriftelijke conclusies betreft, kan het tijdsefficiënter zijn om te voorzien in gelijktijdige in plaats van opeenvolgende indieningen.
Y + 210: Verlenen van de Arbitrale Uitspraak
Binnen zes maanden na de datum van de opdrachtakte zal het Scheidsgerecht de Arbitrale Uitspraak verlenen (artikel 30.1 CEPANI Arbitragereglement).
In de loop van deze zes maanden vinden de indiening van de conclusies, de organisatie van de hoorzitting(en), de indiening van conclusies na de hoorzitting(en), de sluiting van de debatten en het onderzoek van de zaak door het Scheidsgerecht plaats.
Het spreekt vanzelf dat de naleving door de partijen en het Scheidsgerecht van de in de procedureleke kalender overeengekomen termijnen een snelle afronding van de procedure ten goede zal komen.
Zoals voor alle andere schriftelijke stukken geldt, is het van belang om de vorderingen en tegenvorderingen in de conclusies specifiek en ‘to the point’ te houden. Te lange documenten met uitweidingen over irrelevante feitelijke omstandigheden of onbelangrijke juridische details moeten worden vermeden.
Na overleg met de partijen beslist het Scheidsgerecht of de hoorzitting in persoon, per videoconferentie, teleconferentie, een ander geschikt communicatiemiddel of een combinatie van voornoemde methoden plaatsvindt. Het Scheidsgerecht mag eveneens uitspraak doen op grond van stukken, tenzij de partijen of één van hen wensen gehoord te worden op een hoorzitting. Het kan de moeite waard zijn om deze opties te onderzoeken voor een efficiënt verloop van de procedure.
De partijen moeten de bijkomende voordelen overwegen van het al dan niet indienen van conclusies na de hoorzitting. Dergelijke slotbeschrijvingen kunnen nuttig zijn om de punten samen te vatten die volgens de partijen tijdens de hoorzitting naar voren zijn gekomen, maar ze voegen uiteraard ook een extra stap toe aan de procedure.
Zodra de Arbitrale Uitspraak is verleend en op voorwaarde dat de arbitragekosten volledig zijn betaald, zal het Secretariaat van CEPANI elke partij per aangetekend schrijven een origineel exemplaar van de Arbitrale Uitspraak, ondertekend door de leden van het Scheidsgerecht, bezorgen. Een elektronische kopie van de Arbitrale Uitspraak wordt eveneens per e-mail naar de partijen gestuurd.