TITRE 1er Forme, dénomination, siège, organisation
Art. 1 L’association sans but lucratif dénommée Centre belge pour l'Arbitrage et la Médiation, (en abréviation: CEPANI, anciennement en néerlandais : CEPINA ), a été fondée le 17 octobre 1973.
Art. 2 Le siège de l’association est établi dans la région de Bruxelles capitale à 1000 Bruxelles, 8, rue des Sols. Le conseil d’administration peut déplacer le siège dans la région de Bruxelles-Capitale.
Art. 3 L’association pourvoit à l’organisation interne qu’exige son bon fonctionnement dans les diverses régions du pays.
Elle peut notamment créer des centres d’arbitrage régionaux ou autres centres.
TITRE II Buts et Objet
Art. 4 L’association a pour buts désintéressés :
a) de créer et d’organiser un ou plusieurs centres organisant l’arbitrage ou d’autres modes alternatifs de règlement des conflits ;
b) de promouvoir l’arbitrage et les autres modes alternatifs de règlement des conflits, tant au niveau national, qu’européen et international ;
c) de développer la connaissance scientifique de l’arbitrage et des autres modes alternatifs de règlement des conflits.
Art. 5 L’association a pour objet :
a) l’étude des diverses questions que posent les modes alternatifs de règlement des conflits et en particulier l’arbitrage et la médiation ;
b) l’organisation et la participation aux congrès nationaux, européens et internationaux sur l’arbitrage et les autres modes alternatifs de règlement des conflits ;
c) la promotion de l’arbitrage et des autres modes alternatifs de règlement des conflits, notamment en créant et en entretenant un réseau de membres et de personnes intéressées et en cultivant de bonnes relations avec les pouvoirs publics et les parties prenantes ;
d) dans les litiges qui lui sont soumis de faire les désignations prévues dans les règlements que l'association arrête et d'assurer le suivi des procédures initiées conformément à ces règlements ;
e) de prêter son concours et de s’intéresser à toute activité similaire à à ses buts et à son objet.
L'association peut accomplir tous les actes qui sont utiles ou nécessaires à la réalisation de ses buts et de son objet. Elle peut acquérir et détenir en propriété ou autrement tous biens meubles ou immeubles et les utiliser, les gérer et les mettre à disposition.
TITRE III Membres
Art. 6 L’association est composée de membres effectifs et, le cas échéant, de membres adhérents.
Le nombre minimum des membres ne peut être inférieur à dix, celui des membres effectifs ne pouvant être inférieur à sept. L’association tient à jour le registre des membres conformément à la loi.
Sous réserve de l’application des articles 11 à 17, les membres effectifs et les membres adhérents jouissent des mêmes droits.
Art. 7 Sont membres effectifs:
les comparants à l’acte de constitution ;
le représentant du Comité national belge de la Chambre de Commerce Internationale (ICC), le représentant de la Fédération des entreprises de Belgique, les présidents honoraires de l’association et le représentant du Comité national belge de la CCI à la Cour internationale d’arbitrage de la Chambre de Commerce Internationale ;
toute personne physique qui, présentée par deux membres effectifs au moins, est admise en cette qualité par décision souveraine du conseil d’administration réunissant les trois quarts des voix.
Art. 8 La qualité de membre adhérent peut être octroyée par le conseil d'administration, par décision souveraine, aux personnes qui s’intéressent aux buts et à l’objet de l’association, qui ne peuvent pas ou ne souhaitent pas devenir membres effectifs et qui sont présentées par deux membres effectifs aux moins. Les droits et obligations des membres adhérents sont exclusivement déterminés par les statuts.
Art. 9 Les membres effectifs et adhérents sont libres de se retirer à tout moment de l’association en adressant leur démission au conseil d’administration.
Est réputé démissionnaire, le membre effectif ou adhérent qui ne paye plus la cotisation qui lui incombe, dans le mois du rappel qui lui est adressé par lettre recommandée à la poste.
Sur proposition du conseil d’administration, un membre effectif ou adhérent peut être exclu de l’association. Le membre dont l’exclusion est proposée a le droit d’être entendu préalablement par le conseil d’administration. Son exclusion ne peut être prononcée que par l’assemblée générale aux conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts.
Le conseil d’administration peut suspendre jusqu’à décision de l’assemblée générale les membres qui se seraient rendus coupables d’infraction grave aux statuts ou aux lois.
Art. 10 Le membre effectif ou adhérent démissionnaire ou exclu et les ayants droit d’un membre effectif ou adhérent démissionnaire, exclu ou défunt, n’ont aucun droit à faire valoir sur l’avoir social.
TITRE IV Cotisations
Art. 11 Les membres effectifs et adhérents payent une cotisation annuelle. Le montant de cette cotisation est fixé par l’assemblée générale. Il ne pourra être supérieur à 1.250 EUR. L’assemblée générale peut établir des cotisations différentes en fonction des catégories de membres effectifs ou adhérents qu’elle institue préalablement.
TITRE VI Assemblée générale
Art. 12 L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs. Elle est présidée par le président du conseil d’administration.
Le président, les vice-présidents et le secrétaire général forment le bureau de l’assemblée générale. Le secrétaire général établit le procès-verbal. Le président peut compléter le bureau par deux assesseurs qu’il ou elle désigne.
Art. 13 Sont de la compétence exclusive de l’assemblée générale :
la modification des statuts;
la nomination et la révocation des administrateurs.
la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération ;
la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires ;
l’approbation des comptes annuels et du budget ;
la dissolution de l’association ;
l’exclusion d’un membre ;
la transformation de l’association en une autre forme de personne morale ;
la réalisation ou l’acceptation de l’apport d’une universalité;
tous les autres cas dans lesquels la loi ou les statuts exigent une décision de l'assemblée générale.
Art. 14 Les membres effectifs sont convoqués aux assemblées générales par le président du conseil d’administration. Ils peuvent s’y faire représenter par un autre membre effectif. L’assemblée générale ordinaire se tient au cours du premier semestre de chaque année.
Les convocations sont faites par courrier électronique ou par courrier ordinaire lorsque l’association ne dispose pas d’adresse l’électronique d’un membre. Toute convocation adressée à l’adresse électronique communiquée par le membre est réputée intervenue valablement. L’association peut utiliser cette adresse jusqu’à ce que le membre concerné communique une autre adresse électronique ou son souhait de ne plus communiquer par courrier électronique.
Le cas échéant, l’adresse électronique peut être remplacé par un autre moyen de communication équivalent.
Les convocations sont adressées quinze jours au moins avant la réunion de l’assemblée. Elles contiennent l’ordre du jour et les documents soumis à l’assemblée.
Toute proposition faisant l’objet d’un texte signé par un vingtième des membres effectifs doit être portée à l’ordre du jour.
Les membres effectifs peuvent, à l'unanimité́ et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l'assemblée générale, à l'exception de la modification des statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Les membres du conseil d'administration et, le cas échéant, le commissaire, peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions.
Art. 15 L’assemblée doit être convoquée par le conseil d’administration lorsqu’un cinquième des membres effectifs en fait la demande.
Art. 16 Chaque membre effectif a un droit de vote égal à l’assemblée générale. Sauf dérogation résultant de la loi ou des statuts, les décisions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées. En cas de partage des voix, celle du président ou du membre qui le remplace est prépondérante.
Le conseil d’administration peut autoriser les membres effectifs à voter de manière électronique avant l’assemblée générale en envoyant un formulaire dont le contenu et la forme est déterminée par lui. Le conseil d’administration détermine dans quel délai et à quelle adresse électronique ce formulaire doit être envoyé. Le président indique pour chaque vote le nombre de votes émis par voie électronique pour ou contre la décision proposée.
Art 17 L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution volontaire de l’association, la modification des statuts, une modification des buts ou de l’objet de l’association, l’exclusion d’un membre, une restructuration par fusion, scission ou apport d’une universalité, ou la transformation de l’association en une autre forme de personne morale, que conformément aux dispositions applicables du Code des sociétés et des associations.
Art. 18 Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un registre de procès-verbaux signé par le président et le secrétaire général. Ce registre est conservé au siège où chacun des membres peut en prendre connaissance sans déplacement.
Toute modification aux statuts doit être publiée dans le mois de sa date aux annexes au Moniteur belge. Il en est de même de toute nomination, démission ou révocation d’un membre du conseil d’administration.
TITRE VI Conseil d’administration
Art. 19 L’association est administrée par un conseil d’administration, composé de sept membres au moins nommés et révocables par l’assemblée générale et choisis parmi les membres effectifs. Le représentant de la Fédération des entreprises de Belgique y siège de plein droit. Le conseil d'administration est composé en recherchant une représentation équilibrée de femmes et d’hommes. .
Les administrateurs qui le souhaitent peuvent en ce qui concerne leur mandat, élire domicile au siège de l'Association :
s'ils l'optent lors de leur nomination, ce choix sera mentionné comme tel dans la décision de nomination
s'ils l’optent pendant l'exécution de leur mandat, le Conseil d’Administration en prend connaissance et la personne chargée de la gestion journalière est chargée de l'exécution de ce choix.
L’élection de domicile sera inscrit et publié au registre des personnes morales, de sorte que ce choix soit opposable à tous les membres et aux tiers
Les membres du conseil d’administration peuvent se faire représenter par un autre membre du conseil d’administration. Le conseil d’administration délibère valablement dès que la moitié de ses membres est présente.
Art. 20 La durée du mandat d’administrateur est fixée à trois ans. Le mandat est renouvelable deux fois consécutivement.
Les membres du conseil d’administration sont rééligibles.
Art. 21 Le conseil d’administration désigne parmi ses membres pour la durée de trois ans, un(e) président et un ou des vice-présidents. Leur mandat est renouvelable deux fois consécutivement.
Le conseil d’administration peut également désigner un(e) secrétaire général. A défaut, le/la président(e) assume cette fonction.
En cas d’empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le vice-président le plus âgé ou par le secrétaire général ou par le plus âgé des administrateurs présents.
Art. 22 Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des administrateurs présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du président ou de l’administrateur qui le remplace est prépondérante. Le conseil d’administration peut se réunir par tout moyen de communication électronique appropriée.
Les décisions du conseil d’administration peuvent être prises par décision unanime de tous les administrateurs, exprimée par écrit.
Chaque réunion du conseil d’administration fait l’objet d’un procès-verbal qui est adressé aux administrateurs, au plus tard lors de la convocation de la prochaine réunion. Les procès-verbaux sont conservés dans un registre au siège de l’association où ils peuvent être consultés sur place. Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont signés par le président et les administrateurs qui le souhaitent. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs administrateurs ayant le pouvoir de représentation.
Art. 23 Le conseil d’administration a le pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet et des buts de l’association, à l’exception de ceux que la loi réserve à l’assemblée générale.
Le conseil d’administration représente l’association en ce compris la représentation en justice aux conditions visées à l’article 26.
Art. 24 La gestion journalière de l’association, en ce compris la représentation de l’association dans ce cadre, appartient au secrétaire général, éventuellement assisté par l’un ou plusieurs des administrateurs désignés à cette fin. A défaut de secrétaire général, le/la président(e) est chargée de la gestion journalière.
Art. 25 Les désignations prévues dans le règlement du CEPANI s’effectuent conformément aux modalités arrêtées dans un règlement d’ordre intérieur. Celui-ci est approuvé par le conseil d’administration. La dernière version approuvée du règlement d’ordre intérieur porte la date du 1erjuin 2023.
Art. 26 Pour représenter et engager l’association à l’égard de tiers dans des actes autres que de gestion journalière, et pour représenter l’association en justice, il est nécessaire et suffisant que la décision ou l’acte soient signés par deux administrateurs ayant reçu une délégation spéciale à cette fin, à moins que le conseil d’administration ait désigné à cette fin le président ou le secrétaire général.
Les administrateurs n’ont pas à justifier de leurs pouvoirs à l’égard des tiers.
Art. 27 Les membres du conseil d’administration ne contractent, en raison de leurs fonctions, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat. Celui-ci est exercé à titre gratuit.
TITRE VII Dispositions diverses
Art. 28 L’exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.
Art. 29 Le compte de l’exercice écoulé et le budget de l'exercice de l'année suivante sont soumis annuellement et au plus tard six mois après la clôture de l’exercice social, à l’assemblée générale.
Art. 30 L’assemblée générale désignera un(e) commissaire chargé de vérifier les comptes de l’association et de lui présenter un rapport annuel. Il/elle est nommé(e) pour trois années et rééligible.
Art. 31 En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social.
Cette affectation devra obligatoirement être faite en faveur d’une institution scientifique. Ces décisions ainsi que les nom, profession et adresse du ou des liquidateurs seront publiés aux annexes au Moniteur belge.
Art. 32 Tout ce qui n’est pas régi par les présents statuts le sera conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations.