TITEL I Vorm, benaming, zetel, organisatie
Art. 1 De vereniging zonder winstoogmerk genaamd Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (afgekort als: CEPANI, voorheen in het Nederlands: CEPINA) werd opgericht op 17 oktober 1973.
Art. 2 De zetel van de vereniging is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, te 1000 Brussel, Stuiversstraat 8. De raad van bestuur kan de zetel wijzigen binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Art. 3 De vereniging zorgt voor de interne organisatie noodzakelijk voor de goede werking ervan in de verschillende gewesten van het land.
Ze kan onder meer gewestelijke arbitragecentra of andere centra oprichten.
TITEL II - Doel en Voorwerp
Art. 4 De vereniging heeft de volgende belangeloze doelen:
de oprichting en inrichting van één of meer centra die arbitrage of alternatieve geschillenoplossing aanbieden;
arbitrage en alternatieve geschillenbeslechting, zowel op het nationaal, als het Europees en het internationaal niveau aanmoedigen;
de wetenschappelijke kennis van arbitrage en alternatieve geschillenbeslechting ontwikkelen.
Art. 5 De vereniging heeft tot voorwerp:
het onderzoek van de vraagstukken in verband met de technieken voor alternatieve geschillenbeslechting en in het bijzonder de mediatie en de arbitrage;
de organisatie van en deelname aan nationale, Europese en internationale colloquia over arbitrage en technieken voor alternatieve geschillenbeslechting;
de aanmoediging van arbitrage en alternatieve technieken van geschillenbeslechting, onder meer door de oprichting en het onderhouden van een netwerk van leden en van personen die geïnteresseerd zijn in alternatieve methoden van geschillenbeslechting en door goede relaties op te bouwen met de publieke overheden en de verschillende belanghebbende partijen;
in de haar voorgelegde geschillen de benoemingen te doen waarin wordt voorzien in de reglementen die zij vaststelt en de opvolging te regelen van de procedures die in het kader van deze reglementen worden ingesteld;
alles te ondernemen wat rechtstreeks of onrechtstreeks op haar doel en voorwerp betrekking heeft.
De vereniging mag alle rechtshandelingen stellen die nodig of nuttig zijn voor het verwezenlijken van haar doel en voorwerp, en mag daartoe alle roerende of onroerende goederen verwerven of bezitten in eigendom of anderszins, en deze goederen gebruiken, beheren of ten dienste stellen.
TITEL III - Leden
Art. 6 De vereniging is samengesteld uit vaste leden en, in voorkomend geval, toegetreden leden.
Het minimumaantal leden is tien; het minimumaantal vaste leden is zeven. De vereniging houdt een register van leden bij overeenkomstig de wet.
Onder voorbehoud van toepassing van de artikelen 10 tot en met 17, genieten vaste en toegetreden leden dezelfde rechten.
Art. 7 Zijn vaste leden:
de comparanten in de oprichtingsakte;
de vertegenwoordiger van het Belgisch nationaal comité van de Internationale Kamer van Koophandel (ICC), de vertegenwoordiger van het Verbond van Belgische Ondernemingen, de gewezen voorzitters van de vereniging en de vertegenwoordiger van het Belgisch nationaal comité van de ICC bij het Internationaal Arbitragehof van de Internationale Kamer van Koophandel;
elke natuurlijke persoon die, voorgedragen door ten minste twee vaste leden, in die hoedanigheid wordt aangewezen door een soevereine beslissing van de raad van bestuur met drievierde van de uitgebrachte stemmen.
Art. 8 De hoedanigheid van toegetreden lid kan worden toegekend door de raad van bestuur bij soeverein besluit, aan personen die geïnteresseerd zijn in de doelstellingen van de vereniging, die geen vast lid kunnen of willen worden en die worden voorgesteld door ten minste twee vaste leden. De rechten en plichten van toegetreden leden worden uitsluitend bepaald door de statuten.
Art. 9 Het staat de vaste en de toegetreden leden vrij zich op gelijk welk ogenblik uit de vereniging terug te trekken, mits zij hun ontslag aan de raad van bestuur aanbieden.
Wordt ontslagnemend geacht, het vaste of toegetreden lid dat zijn bijdrage niet betaalt binnen een maand na de ontvangst van de hem per aangetekend zending toegezonden herinneringsbrief.
Op voorstel van de raad van bestuur kan een vast of toegetreden lid worden uitgesloten van de vereniging. Het lid waarvan de uitsluiting wordt voorgesteld heeft het recht om vooraf gehoord te worden door de raad van bestuur. Diens uitsluiting kan slechts door de algemene vergadering worden uitgesproken met naleving van de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten voorgeschreven voor een statutenwijziging.
De raad van bestuur kan, tot het ogenblik waarop de algemene vergadering een beslissing in dat verband heeft getroffen, de leden schorsen die een ernstige inbreuk op de statuten of de wetten zouden hebben gepleegd.
Art. 10 Het ontslagnemend of uitgesloten vast of toegetreden lid, en de rechthebbenden van een ontslagnemend, uitgesloten of overleden vast of toegetreden lid, kunnen geen recht doen gelden op het vermogen van de vereniging.
TITEL IV - Bijdragen
Art. 11 De vaste en de toegetreden leden betalen een jaarlijkse bijdrage. Het bedrag ervan wordt door de algemene vergadering bepaald. Het bedraagt maximaal 1.250 EUR. De algemene vergadering kan aparte bijdragen vaststellen op basis van aparte categorieën van vaste en toegetreden leden die ze voorafgaandelijk bepaalt.
TITEL V - Algemene vergadering
Art. 12 De algemene vergadering omvat alle vaste leden. Ze wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur.
Het bureau van de algemene vergadering bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitters en de secretaris-generaal. De secretaris-generaal stelt de notulen op. De voorzitter kan het bureau aanvullen met twee stemopnemers die hij of zij aanwijst.
Art. 13 Behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de algemene vergadering:
de wijziging van de statuten van de vereniging;
de benoeming en afzetting van de bestuurders
de benoeming en afzetting van de commissaris en het bepalen van diens bezoldiging;
de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen;
de goedkeuring van de jaarrekeningen en van de begroting;
de ontbinding van de vereniging;
de uitsluiting van een lid;
de omzetting van de vereniging in een andere rechtspersoonsvorm;
de realisatie of aanvaarding van inbreng van een algemeenheid;
het verrichten of aanvaarden van een inbreng van een algemeenheid;
alle andere beslissingen die volgens de wet of de statuten een besluit van de algemene vergadering vereisen.
Art. 14 De vaste leden worden tot de algemene vergadering opgeroepen door voorzitter van de raad van bestuur. Zij mogen zich door een ander vast lid laten vertegenwoordigen. De gewone algemene vergadering vindt plaats in de eerste jaarhelft van ieder kalenderjaar.
De oproepingen gebeuren per e-mail of per gewone brief in het geval de vereniging niet over het e-mailadres van het lid beschikt. Elke communicatie op dit e-mailadres wordt geacht geldig te zijn gebeurd. De vereniging kan dit adres gebruiken tot aan de mededeling door het betrokken lid van een ander e-mailadres of van zijn wens niet meer per e-mail te communiceren. Het e-mailadres kan in voorkomend geval worden vervangen door een ander gelijkwaardig communicatiemiddel. De oproepingen worden ten minste vijftien dagen vóór de algemene vergadering verstuurd. Zij bevatten de agenda en de documenten die worden voorgelegd aan de algemene vergadering.
Elk voorstel dat is vervat in een door een twintigste van de vaste leden ondertekende tekst moet eveneens op de agenda worden geplaatst.
De vaste leden kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden vervuld. De leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris, mogen op hun verzoek van die besluiten kennis nemen.
Art. 15 De algemene vergadering dient door de raad van bestuur te worden samengeroepen, wanneer een vijfde van de vaste leden dat vraagt.
Art. 16 Ieder van de vaste leden heeft recht op een gelijke stem in de algemene vergadering. Behoudens afwijking voortkomend uit de wet of de statuten worden de beslissingen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen aangenomen.
Bij staking van stemmen, geeft de stem van de voorzitter, of van het lid dat haar of hem vervangt, de doorslag.
[De raad van bestuur kan ieder vast lid toestaan langs elektronische weg te stemmen voor de algemene vergadering door de inzending van een formulier waarvan de inhoud en de vorm door de raad van bestuur worden bepaald. De raad van bestuur bepaalt binnen welke termijn dit formulier en aan welk e-mailadres dit moet worden overgemaakt. De voorzitter vermeldt bij elke stemming het aantal stemmen dat via elektronische weg is uitgebracht voor of tegen de voorgestelde beslissing.]
Art. 17 De algemene vergadering kan slechts op geldige wijze beraadslagen over de vrijwillige ontbinding van de vereniging, een wijziging van de statuten, een wijziging betreffende het doel of het voorwerp waarvoor de vereniging is opgericht, de uitsluiting van een lid, een herstructurering door fusie, splitsing of inbreng van een algemeenheid en de omzetting van de vereniging in een andere rechtspersoonsvorm, dan overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Art. 18 De beslissingen van de algemene vergadering worden opgenomen in notulen, die door de voorzitter en de secretaris-generaal worden ondertekend. De notulen worden bewaard in een register op de zetel van de vereniging waar ieder lid er, ter plaatse, kennis kan van nemen.
Iedere wijziging van de statuten dient, nog tijdens de maand waarin ze werd beslist, in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad te worden gepubliceerd. Hetzelfde geldt voor ieder benoeming, ieder ontslag of iedere afzetting van een lid van de raad van bestuur.
TITEL VI - Raad van Bestuur
Art. 19 De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur bestaande uit ten minste zeven leden, die door de algemene vergadering worden benoemd, erdoor kunnen worden afgezet en die onder de vaste leden worden gekozen. De vertegenwoordiger van het Verbond van Belgische Ondernemingen is van rechtswege lid van de raad van bestuur. Bij de samenstelling van de Raad van Bestuur wordt een evenwichtige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen nagestreefd.
De bestuurders die zulks wensen kunnen met betrekking tot hun mandaat woonplaats kiezen op de zetel van de Vereniging:
wanneer zij hiervoor bij hun benoeming opteren, dan zal deze keuze als dusdanig in het benoemingsbesluit worden vermeld
wanneer zij hiervoor opteren tijdens de uitvoering van hun mandaat, dan zal de Raad van Bestuur hiervan kennisnemen en diegene die belast is met het dagelijks bestuur, is belast met de uitvoering van deze keuze.
De woonplaatskeuze zal neergelegd en gepubliceerd worden in het rechtspersonenregister, zodat deze keuze aan alle leden en derden tegenstelbaar is.
De leden van de raad van bestuur mogen zich door een ander lid van de raad van bestuur laten vertegenwoordigen.
De raad van bestuur beraadslaagt op geldige wijze, zodra de helft van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
Art. 20 De duur van het bestuursmandaat wordt op drie jaar vastgesteld. Het bestuursmandaat is twee opeenvolgende keren hernieuwbaar. De uittredende leden van de raad van bestuur zijn herkiesbaar.
Art. 21 De raad van bestuur wijst, voor een termijn van drie jaar, onder zijn leden een voorzitter en een of meer ondervoorzitters aan. Hun mandaat kan tweemaal na elkaar worden vernieuwd.
De raad van bestuur kan ook een secretaris-generaal aanwijzen. Bij gebreke van dergelijke aanwijzing, neemt de voorzitter deze rol op.
Zo de voorzitter verhinderd is, wordt haar of zijn taak door de oudste ondervoorzitter of door de secretaris-generaal of door de oudste aanwezige bestuurder waargenomen.
Art. 22 De beslissingen van de raad van bestuur worden genomen bij meerderheid van de door de aanwezige of vertegenwoordigde leden uitgebrachte stemmen.
Bij staking van stemmen, geeft die van de voorzitter of van de bestuurder die haar of hem vervangt, de doorslag. De raad van bestuur kan beraadslagen via elk passend elektronisch communicatiemiddel.
De raad van bestuur kan eenparig en schriftelijk alle beslissingen nemen die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoren.
Van elke raad van bestuur wordt een verslag opgemaakt dat aan de bestuurders bezorgd wordt, uiterlijk tegen de bijeenroeping van de volgende vergadering.
De verslagen worden bewaard in een register op de zetel van de vereniging waar ieder lid er, ter plaatse, kennis kan van nemen. De verslagen van de vergaderingen van de raad van bestuur worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. Kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer bestuurders met vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Art. 23 De raad van bestuur is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het voorwerp van de vereniging, met uitzondering van die waarvoor volgens de wet de algemene vergadering bevoegd is. De raad van bestuur vertegenwoordigt de vereniging, met inbegrip van de vertegenwoordiging in rechte, onder de voorwaarden zoals bepaald in artikel 26.
Art. 24 Het dagelijks bestuur van de vereniging, met inbegrip van de vertegenwoordiging van de vereniging, rust bij de secretaris-generaal, die eventueel wordt bijgestaan door één of meerdere van de daartoe aangewezen bestuurders. Wanneer geen secretaris-generaal werd benoemd, rust het dagelijks bestuur bij de voorzitter.
Art. 25 De benoemingen waarin de reglementen van CEPANI voorzien, vinden plaats conform de modaliteiten die in een intern reglement worden vastgelegd. Dit wordt goedgekeurd door de raad van bestuur. De laatst goedgekeurde versie van dergelijk reglement dateert van 1 juni 2023.
Art. 26 Om tegenover derden de vereniging te vertegenwoordigen en te verbinden in zaken die niet het dagelijks bestuur betreffen, en om de vereniging in rechte te vertegenwoordigen, zijn nodig en volstaan de gezamenlijke handtekeningen van twee bestuurders die daartoe een speciale machtiging hebben ontvangen, behoudens wanneer de raad van bestuur de voorzitter of de secretaris-generaal daartoe heeft aangesteld.
Deze bestuurders zijn niet gehouden hun bevoegdheden tegenover derden te rechtvaardigen.
Art. 27 De leden van de raad van bestuur hebben uit hoofde van hun functie geen enkele persoonlijke aansprakelijkheid en zijn slechts verantwoordelijk voor de uitvoering van hun mandaat, dat zij kosteloos uitvoeren.
TITEL VII - Diverse bepalingen
Art. 28 Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december.
Art. 29 De rekening van het voorbije boekjaar en de begroting van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop deze rekening betrekking heeft worden jaarlijks en ten laatste zes maanden na de afsluiting van het boekjaar ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
Art. 30 De algemene vergadering benoemt een commissaris belast met het nazicht van de rekeningen van de vereniging en met het voorleggen van het jaarverslag aan de algemene vergadering. Hij of zij wordt voor drie jaar benoemd en is herbenoembaar.
Art. 31 In geval van ontbinding van de vereniging benoemt de algemene vergadering één of meer vereffenaars, bepaalt zijn of haar bevoegdheden en de bestemming van de netto-activa van het vermogen.
Deze toekenning moet ten voordele van een wetenschappelijke instelling geschieden.
Deze beslissingen en de naam, het beroep en adres van de vereffenaars worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.
Art. 32 Al wat niet door deze statuten wordt geregeld, zal geregeld worden overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.